La Dirección General de Tributos (DGT) ha aclarado que las gestorías dedicadas solo a llevar la contabilidad y a presentar los impuestos de sus clientes no necesitan un sistema de facturación adaptado a Verifactu. La obligación sigue recayendo en quien emite las facturas, ya sea el propio autónomo o la asesoría cuando factura en su nombre.
El criterio se recoge en la consulta vinculante V0817-26 y resuelve una de las dudas más repetidas por despachos profesionales de cara a la entrada en vigor de Verifactu en 2027. En Prolegue llevamos meses preparando a autónomos, pymes y asesorías para esta transición, y en este artículo explicamos qué distingue Hacienda entre contabilizar y facturar, qué plazos hay que tener marcados y qué tipo de sistema de facturación Verifactu necesita cada perfil.
La consulta V0817-26: contabilizar una factura no es lo mismo que emitirla
Una asesoría planteó a la DGT si, por llevar la contabilidad de sus clientes, registrar sus libros de facturas emitidas y presentar sus autoliquidaciones, debía dotarse de un sistema de facturación Verifactu. La respuesta distingue con claridad dos actividades:
- Contabilizar: registrar en el libro correspondiente una factura que el cliente ya ha generado por otra vía. Esta actividad queda fuera del reglamento, porque el desarrollo normativo se centra en los sistemas que emiten facturas, no en los que se limitan a asentarlas contablemente.
- Facturar: expedir materialmente el documento, ya sea el propio autónomo o la asesoría actuando en su nombre. Aquí sí existe obligación de utilizar un sistema de facturación Verifactu, con independencia de quién pulse el botón de «emitir».
En otras palabras: si la asesoría solo recibe facturas ya hechas para contabilizarlas y liquidar impuestos, no necesita cambiar de programa. Si además emite las facturas por cuenta del cliente, entra de lleno en el ámbito de Verifactu.
El autónomo no se libera de Verifactu por delegar en su gestoría
Este es el matiz que más interesa a los autónomos: externalizar la contabilidad no traslada la responsabilidad fiscal. El obligado tributario sigue siendo el empresario o profesional, que debe asegurarse de que sus facturas se documentan correctamente, use el sistema que use su asesoría.
En la práctica, esto significa que:
- Si el autónomo emite sus propias facturas, deberá comprobar antes del plazo legal que su sistema de facturación Verifactu está adaptado.
- Si delega la emisión en su asesoría, ambas partes deben verificar que el sistema utilizado cumple los requisitos técnicos del RRSIF.
- Cuando una misma herramienta se use para facturar en nombre de varios clientes, el sistema debe mantener los registros de cada uno separados entre sí.
¿Qué es el sistema de facturación Verifactu?
Verifactu es el nombre con el que se conoce popularmente al Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación (RRSIF), aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, en desarrollo del artículo 29.2.j) de la Ley General Tributaria (introducido por la Ley 11/2021 de lucha contra el fraude fiscal).
Un sistema de facturación Verifactu es, en esencia, cualquier programa informático de facturación que cumple los requisitos técnicos exigidos por Hacienda para garantizar que los registros de facturación sean:
- Íntegros: no pueden modificarse sin dejar constancia del cambio.
- Conservados y accesibles: deben poder consultarse durante el periodo legal de prescripción.
- Legibles: en un formato estándar y comprensible.
- Trazables: cada factura queda encadenada a los registros anteriores.
- Inalterables: el software impide borrar ventas o cambiar importes sin dejar huella.
Las dos modalidades del sistema de facturación Verifactu
No todos los programas adaptados están obligados a enviar automáticamente las facturas a Hacienda. El reglamento contempla dos modalidades:
- Modalidad Verifactu: el sistema remite cada registro de facturación a la Agencia Tributaria en el momento de generarse. La factura incluye una indicación de que puede verificarse en la sede electrónica de la AEAT, junto con un código QR.
- Modalidad no-Verifactu: el sistema conserva los registros bajo medidas reforzadas de seguridad e integridad, sin enviarlos automáticamente, quedando disponibles ante una eventual inspección.
En ambos casos, el sistema de facturación debe incorporar la declaración responsable del fabricante que certifique el cumplimiento de la normativa.
¿Quién está obligado a usar un sistema de facturación Verifactu?
La obligación alcanza, con carácter general, a empresarios y profesionales que tributen en territorio común y utilicen un sistema informático para facturar. Quedan fuera, entre otros supuestos:
- Quienes ya llevan sus libros de IVA mediante el Suministro Inmediato de Información (SII), al remitir sus registros electrónicamente a la AEAT por esa vía.
- Quienes elaboran sus facturas verdaderamente a mano, sin intervención de ningún sistema informático.
- Quienes usan Word o Excel como una simple «máquina de escribir», sin que el programa procese datos, calcule importes o genere libros registro. Si estas herramientas sí automatizan cálculos o generan facturas a partir de datos reutilizados, entran dentro del ámbito de Verifactu.
Plazos para adaptar el sistema de facturación Verifactu en 2027
El calendario, ajustado por el Real Decreto-ley 15/2025, queda de la siguiente forma:
| Obligado tributario | Fecha límite de adaptación |
|---|---|
| Empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades | 1 de enero de 2027 |
| Autónomos y el resto de obligados tributarios | 1 de julio de 2027 |
Recomendaciones de Prolegue antes de elegir tu sistema de facturación Verifactu
- Identifica el rol de tu asesoría: si solo contabiliza, no necesita cambiar de software; si emite facturas por ti, sí.
- No des por hecho que estás cubierto por delegar la gestión administrativa: la responsabilidad última es tuya.
- Marca los plazos: 1 de enero de 2027 para sociedades; 1 de julio de 2027 para autónomos.
- Pide la declaración responsable del proveedor de tu sistema de facturación antes de que entre en vigor la obligación.
- Valora con un despacho especializado si te conviene la modalidad Verifactu o la no-Verifactu según tu volumen de operaciones.
Lo que necesitas saber si tu asesoría lleva tu contabilidad
¿Qué es exactamente un sistema de facturación Verifactu?
Es un programa informático de facturación que cumple los requisitos técnicos del Real Decreto 1007/2023: integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.
¿Mi gestoría tiene que cambiar su sistema de facturación por Verifactu?
No, si su actividad se limita a contabilizar facturas que tú u otro sistema ya habéis emitido y a presentar tus impuestos. Solo debe adaptarse si es ella quien emite materialmente las facturas en tu nombre.
¿Cuándo entra en vigor el sistema de facturación Verifactu para autónomos?
El 1 de julio de 2027, según el calendario fijado por el Real Decreto-ley 15/2025. Las sociedades sujetas al Impuesto sobre Sociedades deben cumplir antes, el 1 de enero de 2027.
¿Qué autónomos quedan excluidos de usar un sistema de facturación Verifactu?
Entre otros, quienes ya remiten sus registros de IVA a través del Suministro Inmediato de Información (SII).
¿Las facturas en Word o Excel necesitan un sistema de facturación Verifactu?
Solo si el programa procesa datos, calcula importes o genera libros registro. Si se usa como simple plantilla de texto, sin ese tratamiento automatizado, queda fuera del reglamento.
¿Tienes dudas sobre qué sistema de facturación Verifactu te conviene a ti o a tu asesoría? En Prolegue ayudamos a autónomos, pymes y despachos profesionales a interpretar la normativa fiscal y a preparar la transición sin sobresaltos. Contacta con nuestro equipo para una valoración personalizada.
