Las facturas se tienen que conservar un tiempo determinado

Si hay una pregunta recurrente es la referente al tiempo de conservación de las facturas en una pyme o autónomo. Lo mismo ocurre con los libros y los demás justificantes de la actividad.

La respuesta depende de distintos puntos de vista: Mercantil, Fiscal, IVA y Prevención de blanqueo de capitales.

Desde el punto de vista mercantil

La norma la establece el Código de Comercio. Así, sería obligatorio conservar las facturas 6 años después del último asiento del ejercicio. Habrá, así pues, que tener a buen recaudo todos los libros y documentos de la actividad económica. Esto afecta igual a autónomos y entidades mercantiles.

Esta obligación continúa también cuando el empresario cesa su actividad.

Están obligados a respetar esta norma todos los empresarios autónomos y las entidades mercantiles (sociedad limitada, anónima, etc.).

No obstante, en la normativa que se refiere a los impuestos, el plazo de prescripción es de cuatro años. El tiempo empezará a contar desde el momento en que presenta el mismo. Así, aunque se refiera a estos cuatro años, la normativa mercantil exige que estos guarden la documentación durante el plazo de los seis años.

Desde el punto de vista fiscal

Tal y como decíamos, la normativa fiscal habla de un plazo de cuatro años. Sin embargo, también hay que tener en cuenta que si Hacienda quiere revisar los impuestos hasta 4 años después de la prescripción o si queremos presentar una declaración completaria, volverá a empezar a contar el periodo de 4 años.

Cuando hablamos de facturas de una empresa o autónomo en activo, si es amortizable habrá que conservarlo 3 años desde que se haya amortizado.

Si el ejercicio ha resultado con pérdidas, esta obligación de conservar las facturas se ampliaría a 10 años.

En el caso de que se trate de la adquisición de un inmovilizado que por su actividad tenga una imputación superior a 3005,06 euros, el plazo será de 9 años.

Desde el punto de vista del IVA

La Ley General Tributaria establece  una obligación general para empresarios y profesionales. Es acerca de la obligación de expedir y entregar facturas o documentos equivalentes. Sobre estos documentos, la Ley del IVA establece que tendrán que conservarse durante un plazo de cuatro años. Pasado ese tiempo, habrá prescrito.

Finalmente, el Reglamento que regula las obligaciones de facturación establece que los documentos que se enuncian a continuación también deberán conservarse durante el plazo que establezca la LGT (cuatro años). Los documentos son:

  • Facturas recibidas
  • Copias o matrices de las facturas expedidas
  • Justificantes contables de operaciones de aplicación de inversión cuando el proveedor no esté establecido en la Comunidad
  • Recibos que justifiquen el reintegro de la compensación del Régimen especial de Agricultura, Ganadería y Pesca
  • Documentos que acrediten el pago de impuesto a la Importación

¿A quién afecta este régimen? Están obligados los empresarios y profesionales que se acojan a regímenes especiales del IVA y aquéllos que sean sujetos pasivos del IVA.

Los documentos se conservarán en papel o formato electrónico, siempre que se garantice de la autenticidad respecto a su origen, contenido y legalidad. Además, se ha de garantizar a la Administración el acceso a los mismos.

Con la especialidad de que si se trata de facturas que consten por medios electrónicos si se trata de un país tercero en el que no exista un instrumento jurídico relativo a reciprocidad se tendrá que hacer comunicación previa a la Administración Tributaria.

Además, se aplica la especialidad a la que hemos hecho referencia en el apartado relativo a la normativa fiscal, de forma que si existen procedimientos de regularización de los impuestos el plazo de los cuatro años se iniciará de nuevo tras dicha interrupción, es decir, una vez finalice el procedimiento.

Atendiendo a la prevención de blanqueo de capitales

Respecto a esta materia también rige una especialidad, ya que si eres sujeto obligado por la normativa de prevención de blanqueo de capitales afectada por la Ley 10/2010 el plazo de conservación será de diez años.

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